こんにちは。はしまさです。
最近、暑さが和らいできたと思っていましたが、違いました。
朝の暑さは少しマシかな、と思ったのも束の間、日向に出ると、とてつもない暑さだと感じる、今日この頃です。
さて、今日は、仕事をこなすためのスキルの話です。
テーマは、「仕事を回す方法」について。
どんな仕事も全体の設計から
皆さんの中で、仕事をする上で気をつけていることはありますか？
おそらく、新入社員でなければ、仕事を頼まれたら、まずはその仕事の目的、ゴールを聞くと思います。
なんで、その仕事をするのか、どこに向かって仕事を進めたら良いのかを確認する、という意味です。
一方、新入社員は、これを”なんとなく”で始めてしまいます。
例えば、
①今後、A社からの相談を聞きに行くから、資料用意しておいて。
②営業に行くから、資料用意しておいて。
③〇〇という悩みがあるお客様がいるんだけれど、相談に乗ってもらえないか。
など。
これらの依頼に対して、
①’過去の資料をただ印刷するだけ。
→その結果、なんの意味もないことをしていただけになってしまった。
過去の資料じゃなくて、相談内容を想定したディスカッションペーパーを作ってという意味だったが、
理解できていなかった。
理解できていないなら、上司にどんなディスカッションペーパを作るべきかを確認すべきだったわけです。
②’とらえず、５部くらい印刷しておくか。
→その結果、先方4名、当方３名の合計７部必要だったことがわかり、あたふたしてしまった。
何部印刷するか、実際の現場を想定した質問が必要だったわけです。
③’相談を聞かないとわからないため、何も用意しない（気持ちだけ、頑張るぞー！ってなってただけ）
→その結果、〇〇の悩みがあるということは、他に△△の悩みもありそう、といった想定される相談内容を
考えて、事前に回答を用意しておく、あるいは調べておいた方が良かった。
結局、相談に答えられず、後日回答するなど、相談内容を持ち帰ることになってしまったわけです。
となってしまうことが多く発生します。
このような状況に陥らないためには、与えられた仕事に対して、まずは何をしなければいけないのか、そのために自分はどのようなタスクをこなして、仕事の価値を提供（ゴールの達成）をしなければいけないのか。
これを考える必要があります。
皆さんは、できていますか？
具体的に何をするのか
では、もう少しだけ、具体的に話をします。
具体的に何をするかは、以下の項目の通りであり、1〜5までの順番の通りで進めます。
- 目的や目標が曖昧なため、明確にする
- 予算や人員などの資源（＝リソース）を確認する
- 納期がいつなのかを明確にする
- 作業モレやミスをなるべく削減する
- リスク対応の具体的な方法を検討する
１）目的な目標
先ほどもお伝えした通り、なんのためにその仕事をするかを明確にすることで、依頼内容に対して、ぶれない仕事をすることができるようになります。
これは、仕事を依頼する人は、イメージだけで具体性がない状態で、仕事を依頼することがあるためです。そのような場合、受けてしまった自分がイメージしている内容と異なることも多くあります。
こうだろう、ああだろう、と予想をベースに仕事を進めても、ただでさえ言葉でイメージできないのですから、依頼のあった内容通りに仕事を終わらせることなど不可能に近くなります。
２）予算や人員
その依頼された仕事に対して、使用できる予算があるかもしれません。
また、当てがえる人員に限りがあるかもしれません。
このようなリスクが内容されている可能性があるため、これも予算、人員を確認する必要が亜rます。
人員に関しては、得られる人的リソース以外にも、スキルや過去の経験お確認しておくと、仕事の中でどこで活躍してくれるかを想定することも可能になります。
３）納期
３つ目は、納期です。
いつまでに仕上げないといけない仕事なのか、これを意識する必要があります。
よく事例で話がでると思いますが、クリスマスケーキを作るという仕事は、クリスマスの日時に合わせて作って欲しいわけです。
それを理解していないと、クリスマスが過ぎた12月30日に完成しても、意味がない（＝価値提供できていない）ということになりますよね。
なので、納期を確認し、守るようなスケジュールを組むことが重要になってきます。
４）もれ、ミスの抑制
ヌケ、モレ、ダブリ。これを発生させないように取り組むことも重要です。
特に、ヌケ、モレは結局はミスへとつながりやすいため、特に注意する必要があります。
ヌケ、モレにより、依頼された仕事の目的がずれてしまうことや、やったと思ってもミスにつながり、結局クレームにつながったりします。
そのため、ヌケ、モレが生じないように仕事をすることが必要になります。
５）もしもの時の対策検討
ミスは、どうしても発生してしまいます。
なので、もしミスが生じた時の対策を事前に準備あるいは想定しておくことも、仕事をする上で重要です。
依頼された仕事を完結するためには、ミスやトラブルが発生しても、期日通りに終わらせることが重要になります。
よって、ミスが発生したら、誰に、何が、どのような状況なのかを具体的に知らせる方法をルールとして作っておきます。
そして、勝手な行動をしない。これも重要なルールの一つです。
ミスをすると、慌ててしまいますし、なんとか火消しをしようと奮闘します。
でも、その奮闘が、さらなるトラブルに発展することは、不思議と多いです。
残念ながら、なんともならない。これを念頭に置いておいてください。
仕事を回すとは
結局、仕事を回すというのは、依頼を受けた仕事の目的を明確にし、その目的達成に向けて具体的な行動を策定することです。
もちろん、1人ではないので、関係者を巻き込みながらです。
若手社員が、特に一番最初に覚えて欲しいことでもあります。
仕事ができないと言われる人の１つの特徴にも、当てはまってきます。
NGな行動、というのは明確なので、まずはそうならないように、仕事を回す方法を覚えて、明日から活かしてください。
では、今日はここまで。
次回、またお会いしましょう。
