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【仕事スキル#7】ECRSの原則を学ぶ

こんにちは。はしまさです。

みなさんは、普段仕事をする上で、業務を効率的に進めることを意識していますか?

私は、仕事柄、よく業務の改善について、相談を受けます。

そして、皆同じような悩みを抱えています。

ですので、今日は同じような悩みを抱える方に向けて、少し業務を効率化するための考え方をお伝えしたいと思います。

ECRSの原則

ECRSとは、イクルスと読みます。

具体的には、以下の頭文字をとった呼び方になっています。

E:Eliminate(排除)
C:Combine(結合)
R:Rearrange(交換)
S:Simplify(簡素化)

英語で覚えにくければ、日本語で覚えても問題ありませんので、うまく関連づけて覚えてください。

このECRSの原則は、業務改善の考え方の1つですので、まずはこの4つのキーワードを覚えていただくだけで、良いかなと思います。

そして、覚える順番は、E→C→R→Sの順番で覚えてください。
理由は、この順番で業務の見直しを行うためです。

Eliminate=排除

まず、Eliminate=排除についてです。

排除では、具体的にどのような考えなのかというと、「その作業そのものを無くせないか」、「阻害する動き、無駄な動きそのものを無くせないか」などと言った考え方になります。

つまり、今やっている仕事、作業は何にも使われない仕事、作業ならば、無くしても問題ないのではないか?と考えることです。

もう少し具体的にいうと、昔からの慣習で行なっている仕事で、昔は必要だったけど、今はシステム導入などで不要になっているけれど、なぜか残っている業務、のようなイメージです。

例えば、すでに経費精算システムを導入しているため、領収書は不要のはずだけれど、システム上での申請に加え、その申請書を紙に印刷し、裏にデータ化した領収書と同じ紙の領収書をセロハンテープで貼り付けて、紙による提出をしている。といった具合です。

ありえない!!って思う方もいるかもしれませんが、世の中、まだ上記のような申請をしている謎習慣が残っている会社はあります。

Combine=結合

次に、Combine=結合についてです。

結合では、「2つの作業を同時に行うことができないか」、「2つの作業を1つに統合できないか」などと言った考え方になります。

例えば、棚卸の集計を事務側、倉庫管理者側の2名で同じ業務をしている場合、その集計業務自体は経理側か倉庫管理者側のどちらかに寄せて、もしダブルチェックをしたいのであれば、片方が数字が一致しているかを確認すると言った具合です。

ダブルチェックは、必要な場面は無くせませんが、同じ作業(=ここではデータに入力する、手計算するなどを2人で同じことをしている場合)ならば、どちらかに寄せることはできます。

どちらかに作業を寄せることで、計算する時間が減り、ダブルチェックする時間のみになるため、業務の時間は短縮できます。

Rearrange=交換

3番目に取り組むことは、Rearrange=交換についてです。

交換では、「作業手順を入れ替えることはできないか」、「作業工程、製造工程や配置を入れ替えることができないか」などと言った考え方になります。

例えば、教育をする上で、「説明」→「演習」→「発表」という流れを、「演習」→「説明」→「発表」に変えることで、より演習した結果を深く理解できるように手順を変える、という考え方で取り組むことなどです。

製造工程についても、動線を考えた上で、材料、仕掛品を運ぶ順番を変えると、よりスムーズに流れるようになることもありますから、色々な方面で順番を考えてみると良いでしょう。

Simplify=簡素化

最後の取り組みは、Simplify=簡素化についてです。

簡素化では、「作業手順や工程を簡素化できないか」、「無駄な要素を削って業務をスリム化できないか」などと言った考え方になります。

例えば、承認印を10名からもらっているが、そこまで必要なのか?と疑問に思い、結果3名からの承認さえあれば、大きな問題が生じないと整理することで、業務を簡素化するなどの取り組みになります。

よく、Combine=結合とSimplify=簡素化が同じようなことなのでは?と疑問に思う方がいるが、実はニュアンスが違います。

簡単にいうと、結合は足し算をして、2つの業務を1つに合わせること、まとめることになりますが、簡素化は引き算をして1つの業務の中身、プロセスを削減することになります。

なので、先ほど出した棚卸の2重業務を1つに統合することはCombineですが、ダブルチェックする際にシステム上でずれを可視化することで1つ1つ手計算してチェックする手間を省く、などとなると思います。

最後に

まとめです。

ECRSの原則。

E:Eliminate=排除
C:Combine=結合
R:Rearrange=交換
S:Simplify=簡素化

E→C→R→Sの順番で取り組む。

以上を覚えていただけたら、業務をより効率的に無駄を省くことができるようになります。

業務の無駄を省いた結果、時間が短くなるはずですので、その分早く帰りましょう。

あるいは、自分が取り組みたい仕事、資格の勉強に充てたいなど、より自分が進みたい方向へ進むことができるようになると思います。

ですので、とにかく無駄な業務を削減し、効率的に業務に取り組むことを目指して、楽しんで業務改善に取り組みましょう。

では、また次回お会いしましょう!

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