こんにちは。はしまさです。
暑さにやられている私ですが、日々の仕事は、待ってはくれない。という事実を胸に日々頑張っています。
今日は、仕事スキル＃３です。
明日から使えるスキルとして、1つでも覚えて帰っていただけたらと思いますので、皆さんもそういう気持ちで読んでください。
では、早速。
目的の明確化（何のために、誰に向けて？）
実務ポイント
アウトプットの目的を1文で書けるか？
例：「部長に稟議を通すための資料」
「営業チームに新商品を理解させるための社内研修スライド」など
→目的が明確に記載できるかどうかがポイントです。
ペルソナ設定（受け手の特性）
役職、専門知識レベル、興味関心がある人なのか
忙しい人なのか
じっくり読むタイプなのか
→それによって構成やトーンが変わってきます。
具体チェック
提出予定の資料は、相手が「何を知りたいか？」に対する回答になっているのかを確認すること
また、それを「どういう順番で伝えると理解しやすいか？」という構造化を意識した内容になっているか確認すること
構造の設計（読み手の脳内に“階段”をつくる）
実務ポイント
基本構造のフレームを決める
プレゼンや説明資料なら、
→「現状→課題→原因→提案→効果予測→次のアクション」という流れが良いかもしれません。
レポートや社内報告書なら、
→「要約→背景→分析→所見→提案→補足データ」という流れが良いかもしれません。
いずれも、読み手が気にするポイントを意識したストーリー作りをすることを意識する、という工夫が必要です。
PREP法を1スライドに1つ
・Point（結論）
・Reason（理由）
・Example（実例・データ）
・Point（もう一度結論）
という型で整理すると、わかりやすく伝えることができます。
具体チェック
1スライド、１メッセージを意識して、PPTを作成すると作りやすくなると思います。
Wordなら、見出し構造を階層的に設計する。H1,H2,H3のように見出し、小見出しといった具合で整理するとわかりやすくなります。
重要ポイントの絞り込み（情報の断捨離）
実務ポイント
「一番伝えたい3つ」に整理。それ以外は添え物と心得る
よくある話ですが、言いたいことがまとまらないと、伝えたいことが、これも大切、これも追加で大切、この場合はこれが大切、、、、という作りとなり、結局全て大切だね！っとなります。
でも、それでは、読み手は何が大切かがわからなくなるため、このような作りはNGです。
作るポイントは、「数値・事実・図解」を使って「主張を支える証拠」は厳選すること。
その、厳選は最大3つに絞ること。これが重要です。
絞ることができなければ、一番最初に記載した「目的」を達成するために重要なことを3つに絞ることを意識すると良いでしょう。
プレゼンなら「記憶に残るフレーズ」を1つだけ用意、という方法もありです。
具体チェック
1スライドに要素3つ以内に絞ること
それ以上は、NGと心得る
グラフは「何を言いたいか」がタイトルで明示されているか？を確認し、漏れがあれば、追記する。
何が言いたいか、目的と繋がりがあるかを明確にすることも忘れないこと。
ビジュアル化（言葉だけで勝負しない）
実務ポイント
図解パターンの使い分けること
・フロー → 手順やプロセスの可視化
・ピラミッド → 重要度・階層構造
・マトリクス → ポジショニング分析
・円グラフ／棒グラフ → 比率や推移を説明
こういった内容で整理すると良いでしょう。
ExcelやPowerPointでビジュアル処理するときは、
・データラベル必須
・余計な色は使わない（基本は2色＋アクセント）
・枠線・影を削ぎ落とす（スッキリ感）
これを意識すると良いでしょう。
具体チェック
グラフや図の「説明」がなくても意味が通じるか？
→みてわかる資料、文字を読まなくても、何を伝えたいのかが見てわかる資料が一番良い資料です。
ビジュアルで1スライド＝1メッセージが成立しているか？
→これも重要。1スライド１メッセージが成り立っていないと、論点がズレるため、注意が必要です。
言葉のトーンを調整（聞き手の“語感”に合わせる）
実務ポイント
上司や役員向け：
→ 簡潔×論理（です・ます調／結論→根拠）で統一感のある資料を作ること
現場チーム向け：
→ 親しみ×分かりやすさ（会話調OK／たとえ話・図解）とはいえ、簡潔に書くこと
初学者向けの資料なら：
→「〜は○○に例えると…」と具体例を踏まえて作ること
誰向けかを明確にすることで、ペルソナもブレなくなるため、ペルソナが理解できるかを意識して作成して下さい。
そして、統一感を持たせること。資料の中で、口調がさまざま変わると、他の人が作ったんだろうなと、わかりますし、それはプロとしてはイマイチなことですので、注意が必要です。
統一感。これは、皆さんが想像するよりも重要なことです。
自分が統一感のない資料を受け取ったら、どう思うか。そういう観点で資料作成すること。
具体チェック
難しい言葉を避けてる？（専門語は補足してる？）
→読み手によっては、専門用語につまづき、結局内容を伝えきれないということがあります。
なので、専門用語、難しい言葉は避けることが重要です。
文章の主語と述語がちゃんと対応しているか？
→主語は何？と言われることがあります。これは、日本語は主語を省いても、行間を埋めて理解することができるためです。
修飾語が多すぎて回りくどくなっていないか？
→修飾語はその修飾されている言葉を探すわけですし、修飾が多くなると何が言いたいのかがわからなくなる場合が多いですから、修飾語を使いすぎないこと。
フィードバックを受ける（ひとりよがりはNG）
実務ポイント
必ず「第三者レビュー」を挟むこと
→初見者に読ませて「ここ何の話？」って言われたら改善すること。
第三者レビューはなぜ良いのか。
それは、自分では気づけないこと、理解できる内容なのかを確認することができること、に近づけることができるためです。
チェックしてもらう時の質問例
・「どこが印象に残ったのか」
・「読んで何が行動に変わるか」
・「他の資料と比べてどうか」
といった、確認も良いだろう。
具体チェック
あえて関係ない部署の人に見てもらって内容が理解できるか
3分以内で概要を説明して、理解できたか
これがとても重要になります。
理解できるのか、これがすんなり入らないと、説明が長くなり、話が横に逸れてしまうことが生じ、結果何が言いたいのかがわからなくなることがあります。
それを避けるためにも、第三者に事前に確認してもらうことは重要なことです。
ブラッシュアップ（1回で終わらせない）
実務ポイント
時間を置いて見直す
→視点を切り替えることで、言葉の使い方の違和感を感じることができるようになります
読み上げてみる
→リズムや違和感をチェックして、リズムに違和感がないかを確認すると、見直すポイントが見えてきます。
スマホで見て崩れないか
→UIチェックも重要（社内チャットで共有するなら特に重要）見た目の崩れは、やはり見ていて違和感が生じます。
スライドであれば
・アイコンの揃い方
・余白バランス
・フォント統一感（メイリオ/游ゴシック推奨）もチェック対象！
これらも、重要です。
具体チェック
誤字脱字だけでなく「情報の順序」も見直してるか
フォントサイズに一貫性があるか
「読み手の視線の流れ」に逆らってないか
もちろん、誤字脱字のチェックは疎かにしてはいけないですから、その点も重要です。
最後に
仕事をする上で、アウトプットの資料をたくさん作ることでしょう。
それぞれの資料ごとに、しっかりとした型があり、読み手に優しい読みやすい資料の場合は、重宝されることでしょう。
せっかくなので、今回を良い機に実際に実務に取り入れてみましょう！
では、またね。
